Магнитные доски: 7 идей применения в офисе
Магнитно-маркерные доски прочно ассоциируются с учебными заведениями, в крайнем случае – с лекториями. Действительно, без маркерной доски не обойтись ни в школе, ни в университете, ни даже в детском садике.
Такие доски очень удобны, долго сохраняют эстетичный вид, а чертить и рисовать на них – сплошное удовольствие. В продаже есть разноцветные маркеры на водной основе, так что при желании на маркерной доске легко изобразить что угодно: от произведения искусства в абстрактном жанре до доказательства теоремы или подробной схемы процесса дистилляции. Стереть написанное не представляет труда, и доска опять будет выглядеть как новая.
Но на самом деле применение магнитно-маркерных досок может быть гораздо шире. В частности, доска совершенно незаменима в офисе. В некоторых компаниях уже оценили всю прелесть и удобство этого аксессуара. Для тех, кто пока что сомневается расскажем, как можно в офисе использовать магнитно-маркерную доску.
Идея № 1. В холле нужна информация о компании
Холл – одно из важнейших мест любой компании. Здесь посетители составляют первое мнение о фирме, сотрудники настраиваются на рабочий лад. Поэтому именно в холле нужно разместить важнейшую информацию о компании, а именно – её организационную схему, на которой должно быть чётко написано, кто и за что отвечает.
Да, в каждой компании есть схема структуры, но она обычно слишком формализована. Кому будет высказывать свои претензии разгневанный клиент? В структуре компании есть департамент маркетинга. Но с кем конкретно должен общаться недовольный покупатель?
На самом деле подобных проблем в любой компании всегда хватает. Кто отвечает за технику, за ремонт мебели или окон? Кто в случае поломок должен связываться с мастерами? Очень часто при возникновении каких-либо дополнительных задач или обязанностей работники пытаются ненавязчиво передать их коллегам. На организационной же схеме всегда чётко написано, кто и за что отвечает. Самое главное – каждый сотрудник видит схему, и в случае несогласия может попытаться доказать, что какую-то из перечисленных обязанностей выполнять не должен. Кроме того, на схеме легко отобразить штатные варианты взаимодействия между сотрудниками.
Почему именно магнитная доска, а не старый добрый информационный стенд? Потому что на магнитной доске, как на экране монитора, данные легко изменить. Завхоз болен, его обязанности разделили между собой два сотрудника? Достаточно поменять местами карточки, прижать их магнитами – и информация вновь актуальна.
Подобная схема очень наглядна. На ней хорошо заметно, какие обязанности и связи дублируются, каким участкам работы уделяется мало внимания. При необходимости на основе этой информации можно будет оптимизировать бизнес-процессы, повысить производительность труда, качество предоставляемых услуг.
Идея № 2. Лучших сотрудников нужно знать в лицо
Идея Доски почёта не нова, но по-прежнему имеет смысл. В Японии это одно из самых действенных средств поощрения. И почему, собственно, не разместить на Доске почёта фотографию инженера, в рекордные сроки освоившего новый станок? Или водителя, за год не совершившего ни одного нарушения? Или лучшего продавца?
Перспектива попасть на Доску почёта – мотивационный фактор, который в некоторых фирмах напрасно недооценивают. В небольшой компании сложно сделать карьеру, но ведь амбиции есть даже у самых безынициативных работников! Не исключено, что инициативы они не проявляют как раз потому, что не видят для себя никаких перспектив. Размещение фотографии на Доске почёта позволит удовлетворить амбиции работника, признать его заслуги и вклад в общее дело. Сотрудников можно сравнивать по разным критериям, но внимания и тёплого отношения хотят все.
Идея № 3. Соревнования
Старые добрые соревнования между коллегами способны будоражить кровь не только трудолюбивым японцам. На доске легко отобразить промежуточные результаты соревнования между продавцами, текущую информацию можно обновлять хоть 3 раза в день. Чемпиона по продажам будет видно сразу, а доска послужит дополнительным стимулом улучшить результаты.
В пользу идеи играет фактор наглядности. Одно дело, когда результаты трудовых соревнований сравнивает кто-то в секретариате или в бухгалтерии, периодически выдавая отчёт с результатами. И ситуация играет совсем другими красками, если на пике славы старший менеджер по продажам Зайцев, а всего на полступеньки ниже – молодой специалист Волкова. Подведение итогов через 3 дня. Коллеги заключают пари. В такой атмосфере никто не останется равнодушным, и можно смело утверждать, что в следующем конкурсе члены коллектива будут соревноваться с гораздо большим азартом.
Идея № 4. Разбор полётов
При помощи цветных маркеров для доски легко отображать текущее положение дел в каком-либо из секторов. Например, в отделе маркетинга на магнитной доске можно изобразить воронку продаж. Справа возле каждого пункта при помощи магнитов прикрепить карточки клиентов с датами и другими примечаниями. Будет понятно, что Соколов вчера совершил первый контакт, Воробьёв купил абонемент, Журавлёв приобрёл второй абонемент, Ястребов получил статус постоянного клиента. Слева – фамилии клиентов, по каким-то причинам прекративших сотрудничество с компанией. И нужно выяснить, что конкретно не устроило Цаплина, Снегирёва и Орлова. Возможно, кто-то просто взял тайм-аут, а кто-то плохо понял предложенные условия. Или у человека что-то произошло в личной жизни, и когда недоразумения уладятся, он вновь станет клиентом компании.
Если наблюдается массовая тенденция ухода клиентов на каком-то из этапов воронки продаж – на доске это будет видно. При помощи мозгового штурма можно будет обнаружить причины такого поведения клиентов и совместными усилиями исправить ситуацию. На таких «наглядных пособиях» очень удобно учить молодых специалистов. Но и опытным сотрудникам не помешает поучаствовать в обсуждении проблем.
Идея № 5. Магнитно-маркерная доска как бюджетный вариант тимбилдинга
Тимбилдинг сейчас на пике моды, крупные компании вкладывают солидные средства в проведение мероприятий, сплачивающих коллектив. А что, если просто повесить на стену в отделе доску, на которой каждый сможет написать что захочет. «Поздравляю с первым днём весны!», «Народ, айда в субботу на шашлыки!», «Ищу рецепт теста для чебуреков, поделитесь!», «До Нового года – 17 дней!», «Через 43 дня женюсь!».
Вариантов может быть великое множество. Кто-то ежеутренне методично подсчитывает, сколько дней осталось до очередного чемпионата мира по футболу, кто-то с таким же нетерпением ждёт дня рождения, окончания ремонта, отпуска. Маркерная доска станет настоящей отдушиной, с помощью которой, возможно, кто-то захочет поделиться не только радостью, но и болью.
Есть и другой вариант использования «тимбилдинговой» доски, идеально подходящий для небольших компаний. Магнитно-маркерную доску можно повесить в комнате отдыха. У кого-то день рождения? На доске появляется объявление: «С юбилеем, Владимир Гаврилович!». Каждый член коллектива напишет на доске поздравление. Кто-то прикрепит карточку со стихотворением, кто-то – огромное изображение 100-долларовой купюры с портретом именинника.
Так удобно поздравлять с рождением ребёнка, с повышением по службе. На доске великолепно будут смотреться поздравления на 8 марта и 23 февраля. Можно затеять конкурс новогодних или рождественских поздравлений, креативить по случаю профессионального праздника или дня рождения компании. В конце концов обеденные посиделки «под Доской» станут доброй традицией.
Идея № 6. Интерактивность – наше всё, или второе рождение Книги жалоб и предложений
Со стороны недостатки в работе фирмы видны гораздо лучше, чем из гущи событий. Почему бы не дать клиентам высказаться по поводу обслуживания? И не на городских форумах, а прямо на магнитной доске для рисования в холле. Большими красными или злобно-чёрными буквами. Наверняка благодарностей будет больше, чем негативных отзывов. Чтобы не потерять добрые слова и пожелания от клиентов и партнёров, надписи можно фотографировать, а лучшие образцы жанра развешивать здесь же, на стенах холла. По-настоящему живые отзывы произведут на клиентов гораздо большее впечатление, чем однотипные грамоты и дипломы.
Конечно, появится и негатив. Каждое отрицательное высказывание нужно будет проанализировать и в случае, если клиент прав, принять меры по устранению недостатков. Такая обратная связь намного эффективнее, чем общение на сайте, где под ником может скрываться совершенно посторонний тролль, ничего общего не имеющий с компанией. По степени полезности такая доска в холле будет соответствовать полноценному (и дорогостоящему) маркетинговому исследованию. Только здесь клиенты сами, своими словами и от души станут писать всё, что думают по поводу деятельности, продукции и услуг фирмы.
Идея № 7. Каждому сотруднику – по доске
В продаже есть горизонтальные и вертикальные магнитные доски формата А4 или чуть больше. Повесить такую доску у стола каждого сотрудника – и руководство оперативно получит ответ на свой вопрос: «Чем вы занимаетесь?». Доска послужит своеобразным органайзером. На ней поместятся стикеры с заметками, визитные карточки клиентов, которым нужно позвонить. Если все запланированные на день дела записать на доске – сотрудник гарантированно ничего не забудет. В целях экономии места для двух соседних столов можно купить магнитно-маркерную доску с двумя рабочими поверхностями.
В нашем интернет-магазине продаются магнитно-маркерные доски разных размеров, также можно купить магниты для доски. Попробуйте воспользоваться хотя бы одной из перечисленных идей, и увидите, как изменится офисная жизнь!